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Techniques de Communication Brevet Bancaire Métiers
2. L’écrit en interne
2.1 La note de service
a. Objectif
La note de service est un outil de communication groupée, interne à l'entreprise. Elle est utilisée
pour informer le personnel des décisions de gestion prises par la hiérarchie.
Elle vise également à rappeler les règles de sécurité et de bonne conduite, à donner des
instructions sur l'utilisation d'une procédurepar exemple. La note de service est une instruction
donnée à tous. Elle doit donc émaner d'un centre de responsabilité de la banque.
Dans un souci d’efficacité et dans la mesure où le temps du lecteur est précieux, la note de service
doit être brève, simple, claire et concise. En effet, les destinataires de la note de service n’ont pas
le temps de la lire si elle est trop longue.
Il convient donc pour le rédacteur de la note de service de faire en sorte que celle-ci ne comporte
aucune ambiguïté qui engendrerait la confusion et détériorerait le climat de travail.
Il y a lieu de bien cibler la catégorie du personnel concerné par la note de service, en tenant
compte aussi bien de sa culture générale que de ses connaissances techniques.
b. Structure
De manière générale, une note de service est structurée en quatre parties :
· Un rappel du contexte qui prépare le lecteur à l’annonce de la décision sans pour autant
donner l’impression d’un passage en force ou d’une quelconque imposition.
· Une justification de la décision en expliquant les gains attendus par comparaison avec
l’ancienne situation.
· Une décision détaillant parfois les modalités de mise en œuvre.
· Une conclusion qui rappelle les principales justifications de la décision tout en invitant le
lecteur à l’adopter et à l’appliquer.
La typologie des notes pourrait faire la distinction suivante :
· Note d'information : qui communique un événement ou une simple information à ses
destinataires (ex. : affectation ou arrivée d'un nouveau collaborateur) ;
· Note d'instruction : qui génère des obligations pour ses destinataires (ex. : L’utilisation
obligatoire du badge).
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